Objeto
Esta política regula el uso de canales de mensajería dentro de Hermes, incluyendo WhatsApp, SMS, correo u otros mecanismos de contacto habilitados por Fluxem SAS o por terceros integrados a la plataforma.
Finalidad de los mensajes
Hermes está orientado principalmente al envío de mensajes transaccionales y operativos, como:
- Recordatorios de vencimiento de SOAT, tecnomecánica u otros documentos.
- Seguimiento de renovaciones y continuidad de la relación comercial.
- Confirmaciones, avisos operativos, OTP o comunicaciones de seguridad.
- Mensajes manuales enviados por usuarios autorizados del cliente.
Consentimiento y habilitación para contactar
El cliente que utilice Hermes para mensajería declara contar con el consentimiento, opt-in, autorización o fundamento legal necesario para contactar a cada destinatario por el canal correspondiente. El cliente debe poder demostrar dicho soporte cuando sea exigible por la ley, por el proveedor del canal o por una autoridad competente.
Responsabilidad del cliente sobre la base de contactos
- El cliente es responsable de la legalidad y actualidad de los números, nombres y datos cargados.
- El cliente debe evitar contactos duplicados, desactualizados, bloqueados o sin soporte de autorización.
- El cliente debe retirar o excluir titulares que hayan solicitado no ser contactados.
Reglas específicas para WhatsApp
Cuando Hermes opere con WhatsApp Business, el cliente acepta que el envío está sujeto a las reglas del proveedor del canal, incluyendo políticas de opt-in, aprobación de plantillas, ventanas de servicio, límites de calidad, rechazos, bloqueos y restricciones impuestas por el ecosistema de Meta o por el integrador correspondiente.
Reglas específicas para SMS
El uso de SMS debe respetar las restricciones normativas y técnicas aplicables al envío de mensajes a teléfonos móviles, incluyendo horarios, finalidad informada, identificación del remitente cuando aplique y mecanismos razonables para no insistir sobre destinatarios que ya no deban ser contactados.
Contenido permitido
Solo se podrán usar plantillas o mensajes alineados con finalidades legítimas de negocio, tales como:
- Renovación, seguimiento, confirmación, recordatorio y servicio.
- Autenticación, seguridad, verificación u operación interna.
- Comunicaciones expresamente autorizadas por el titular.
Contenido prohibido
- Spam o mensajes masivos sin soporte de autorización.
- Mensajes engañosos, agresivos, discriminatorios o ajenos a la finalidad informada.
- Suplantación de identidad, uso de marcas de terceros sin autorización o fraude.
- Mensajes que vulneren políticas del proveedor del canal o la ley aplicable.
Trazabilidad y registros
Hermes puede registrar intentos, estados, proveedor, destinatario, plantilla, canal, fecha y otros metadatos necesarios para soporte, auditoría, consumo, seguimiento de calidad y resolución de incidentes.
Baja, exclusión y no contacto
Cuando un titular solicite no recibir más mensajes o ejercer su derecho de supresión o revocatoria, el cliente deberá procesar la exclusión oportunamente y evitar nuevos envíos por el canal correspondiente, salvo que exista una base legal suficiente para una comunicación estrictamente necesaria.
Suspensión del servicio de mensajería
Fluxem podrá restringir o suspender funcionalidades de mensajería si detecta riesgo de spam, abuso, alto volumen de rechazo, falta de soporte de autorización, incumplimiento contractual o vulneración de políticas del proveedor del canal.
Vigencia
Esta política rige a partir del 17 de julio de 2026 y podrá actualizarse para reflejar cambios legales, operativos o impuestos por proveedores de mensajería.