Responsable del tratamiento
Fluxem SAS, en adelante "Fluxem", actúa como responsable o encargado del tratamiento de datos personales según el contexto del servicio contratado. Para Hermes, Fluxem opera la plataforma, sus servicios de autenticación, sus módulos de seguimiento y sus integraciones de mensajería para clientes empresariales del sector automotriz.
Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de Hermes, del portal de acceso, de formularios de contacto, de procesos de onboarding, de recuperación de contraseña, de envío de notificaciones, de importaciones de información y de canales de soporte asociados a Fluxem.
Datos que podemos tratar
Dependiendo del módulo usado, Hermes puede tratar, entre otros, los siguientes datos:
- Datos de usuarios internos: nombre, correo, teléfono corporativo, cargo, rol y organización.
- Datos de acceso: credenciales cifradas, tokens, sesiones activas, OTP y eventos de autenticación.
- Datos operativos de clientes finales: nombre, teléfono, correo y datos de contacto asociados.
- Datos vehiculares y comerciales: placa, tipo de vehículo, línea, vencimientos y estado de renovación.
- Datos de trazabilidad: intentos de notificación, logs de entrega, errores, consumo por canal y auditoría.
Finalidades del tratamiento
- Permitir el acceso seguro a Hermes y administrar usuarios, sesiones, roles y dependencias.
- Gestionar vencimientos, seguimientos, renovaciones y actividades operativas del CDA o empresa usuaria.
- Enviar recordatorios, notificaciones y mensajes transaccionales por WhatsApp, SMS o correo.
- Atender solicitudes de soporte, seguridad, auditoría, cumplimiento y mejora continua del servicio.
- Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y usos contrarios a los términos de Hermes.
Base de legitimación y deber del cliente
El cliente empresarial que carga o administra información en Hermes declara contar con una base legítima para tratar los datos de sus usuarios, empleados, prospectos y clientes finales. Cuando se use Hermes para mensajería por WhatsApp, SMS o correo, el cliente es responsable de haber obtenido la autorización, consentimiento o habilitación legal necesaria para contactar a cada titular, salvo que la ley permita otro fundamento aplicable.
Rol de Fluxem frente a los datos del cliente
Salvo que un contrato indique algo distinto, el cliente empresarial actúa como responsable respecto de los datos de sus propios clientes finales y Fluxem actúa como encargado en la medida en que aloja, procesa, organiza, transmite y soporta dicha información dentro de Hermes. Respecto de los datos de sus propios usuarios de acceso, comunicaciones comerciales y relaciones directas con Fluxem, Fluxem podrá actuar como responsable.
Compartición y encargados
Fluxem puede apoyarse en proveedores e integraciones para operar Hermes, incluyendo:
- Servicios de alojamiento, base de datos, observabilidad, caché y respaldo.
- Proveedores de autenticación, correo, OTP, SMS y mensajería WhatsApp Business.
- Proveedores de soporte técnico, seguridad y analítica operativa.
En todos los casos, Fluxem procura que dichos terceros procesen la información bajo deberes de confidencialidad, seguridad y finalidad compatible con la operación del servicio.
Derechos del titular
El titular de los datos puede, de acuerdo con la ley aplicable:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas o reclamos y solicitar supresión o revocatoria cuando sea procedente.
- Acceder de manera gratuita a los datos personales objeto de tratamiento.
Seguridad
Fluxem aplica medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y organizacional, incluyendo control de acceso, segregación por empresa, protección de credenciales, trazabilidad de eventos, cifrado o hash de secretos y monitoreo de incidentes, sin que ello implique una garantía absoluta frente a todos los riesgos existentes en internet.
Conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas, las obligaciones contractuales, los deberes de seguridad, auditoría, soporte y los requerimientos legales o regulatorios aplicables. Cuando ya no exista necesidad legítima de conservación, se eliminarán, anonimizarán o bloquearán según corresponda.
Consultas y reclamos
Las consultas, solicitudes o reclamos relacionados con datos personales pueden ser presentados por los canales de contacto publicados por Fluxem en su sitio web corporativo. Si la solicitud corresponde a datos administrados por un cliente empresarial dentro de Hermes, Fluxem podrá remitir o coordinar la atención con dicho cliente en su calidad de responsable.
Vigencia
Esta política rige a partir del 17 de julio de 2026 y podrá ser actualizada por Fluxem para reflejar cambios normativos, contractuales, operativos o de arquitectura del servicio.